Schlosskeller Herrenberg · Kommunikation

Jede Anfrage.
Jede Antwort.
Immer.

Ein Kommunikationssystem, das für euch arbeitet, während ihr euch um eure Gäste kümmert.

„Ihr seid für eure Gäste da. Das System kümmert sich um den Rest."
Die Ausgangslage

Wo es gerade hakt

Anfragen kommen rein, aber das System dahinter hält nicht Schritt. Das lässt sich ändern.

📭
E-Mails kommen nicht an
Die technische Einrichtung des aktuellen Anbieters sorgt dafür, dass Nachrichten im Spam landen oder verloren gehen.
⏳
Antworten kosten Zeit
Jede Anfrage manuell zu beantworten kostet Energie, die an anderer Stelle gebraucht wird.
🔁
Kein System dahinter
Reservierungen, Eventanfragen, Rückfragen laufen alle auf demselben Weg rein, ohne Struktur, ohne Priorisierung.
Die Lösung

So funktioniert das
neue System

Das System nimmt jede eingehende Anfrage entgegen, bestätigt sie sofort und bereitet eine fertige Antwort vor. Ihr entscheidet, was rausgeht. Alles andere läuft automatisch.

1
Was passiert
Gast sendet eine Anfrage

Per E-Mail oder über das neue Kontaktformular auf eurer Website. Strukturiert, mit allen wichtigen Infos wie Datum, Personenzahl und Anlass.

Eingehende Anfrage per Gmail
So sieht eine eingehende Anfrage aus
2
Sofort automatisch
Gast erhält eine persönliche Eingangsbestätigung

Innerhalb von Sekunden bekommt der Gast eine persönliche Eingangsbestätigung mit seinem Namen und seiner Anfrage. Er weiß, dass seine Nachricht angekommen ist.

Automatische Eingangsbestätigung
Die automatische Bestätigung geht innerhalb von Sekunden raus
3
Im Hintergrund
Das System erstellt einen Antwortentwurf

Eure eigene KI liest die Anfrage, erkennt den Anfragetyp und schreibt einen Antwortentwurf in eurem Ton. Dieser Entwurf ist ein Vorschlag, den ihr vor dem Absenden selbst lesen und jederzeit anpassen könnt.

4
Für euch
Ihr bekommt eine WhatsApp-Nachricht

Ihr seht die Anfrage und den Entwurf direkt auf dem Handy per WhatsApp. Einmal tippen und die Antwort geht raus, oder ihr passt einzelne Sätze an. Die Antwort wird dabei immer zu euren Geschäftszeiten versendet, egal wann ihr freigebt.

4
Für euch
Ihr bekommt eine WhatsApp-Nachricht

Ihr seht die Anfrage und den Entwurf direkt auf dem Handy per WhatsApp. Einmal tippen und die Antwort geht raus, oder ihr passt einzelne Sätze an. Die Antwort wird dabei immer zu euren Geschäftszeiten versendet, egal wann ihr freigebt.

WhatsApp Benachrichtigung mit Antwortentwurf
5
Ergebnis
Der Gast bekommt eine persönliche, professionelle Antwort

Der Gast fühlt sich gehört und gut aufgehoben. Schnell, persönlich und im richtigen Ton.

Das Ergebnis

Was sich verändert

⚡
Gäste bekommen sofort eine Rückmeldung
Das System arbeitet durchgehend. Jede Anfrage wird sofort bestätigt. Die fertige Antwort gebt ihr frei, wann es passt, und sie geht automatisch zu euren Geschäftszeiten raus.
„Jede Anfrage bekommt eine Antwort, ohne dass wir aktiv dran denken müssen."
📬
Nachrichten kommen zuverlässig an
Mit der richtigen technischen Einrichtung landet jede E-Mail dort, wo sie hingehört. Eure ausgehenden Nachrichten kommen beim Gast an, eingehende Anfragen landen direkt bei euch.
„Die Kommunikation läuft sauber, auf beiden Seiten."
🏛️
Ein System für alle eure Restaurants
Egal wie viele Standorte dazukommen, das System wächst einfach mit. Alle Anfragen laufen in einer gemeinsamen Übersicht zusammen. Ihr seht alles auf einen Blick.
„Alle Anfragen, alle Standorte. Übersichtlich an einem Ort."
⭐
Bewertungen kommen von selbst
Zwei Wochen nach einem Besuch oder Event sendet das System automatisch eine persönliche Nachricht mit der Bitte um eine Google-Bewertung. Zum richtigen Zeitpunkt, ohne dass ihr dran denken müsst.
„Unsere Bewertungen wachsen, ganz automatisch."
Bewertungsanfrage E-Mail
Der vollständige Ablauf

So arbeitet das System

System Ablaufdiagramm
Das Angebot

Was wir umsetzen können

Option A
Das saubere Fundament
Einmalige Einrichtung
  • Umzug zu einem professionellen E-Mail-Anbieter
  • Technische Einrichtung für zuverlässige Zustellung
  • Gemeinsame Übersicht für alle Restaurants
  • Automatische Eingangsbestätigung an eure Gäste
  • Einrichtung auf allen euren Geräten
  • Persönliche Einweisung vor Ort
Option B
Das intelligente System
Einmalige Einrichtung + monatliche Betreuung
  • Alles aus Option A
  • Eure eigene KI erstellt Antwortentwürfe in eurem Ton, die ihr vor dem Absenden anpassen könnt
  • Freigabe per WhatsApp mit einem Tippen
  • Versand immer nur zu euren Geschäftszeiten
  • Strukturiertes Kontaktformular auf eurer Website
  • Sofortige Benachrichtigung bei dringenden Anfragen
  • Automatische Bewertungsanfrage zwei Wochen nach dem Besuch
  • Wöchentlicher Überblick über alle Anfragen und Antwortzeiten
  • Laufende Betreuung und Weiterentwicklung durch Avec Chaleur
„Einmal eingerichtet, läuft von selbst. Ihr behaltet die Kontrolle, das System übernimmt den Aufwand."
Wer schnell antwortet, zeigt Wertschätzung. Das spüren Gäste.
Avec Chaleur · Erfahrung aus der Praxis
Wie es weitergeht

So gehen wir vor

01
Gemeinsames Gespräch
Wir schauen gemeinsam, wie die aktuelle Situation aussieht und was sinnvoll ist. Ihr entscheidet, was umgesetzt wird.
02
Klares Angebot
Ihr bekommt ein genaues Angebot mit klaren Preisen für Einrichtung und Betreuung.
03
Umsetzung
Wir richten alles ein, ihr kümmert euch um nichts. Am Ende zeigen wir euch persönlich, wie alles funktioniert.